Jak już wcześniej zostało wspomniane, prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop ma swoje uregulowanie w Kodeksie pracy. Stanowi podstawę do rozliczenia należności, jakie ma zagwarantowane pracownik ze względu na łączący go stosunek pracy z pracodawcą. Jest to równowartość niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego w formie rekompensaty pieniężnej, jaką ma prawo otrzymać pracownik. Ekwiwalent pieniężny dotyczy zarówno niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego za bieżący rok, jak i urlopu zaległego. Nie ma możliwości wypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego w trakcie trwania stosunku pracy, a jedynie z chwilą rozwiązania umowy z pracodawcą. Wyjątek od tej zasady dotyczy sytuacji, w której strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie zatrudnienia nawiązanego na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą, bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy.

Współczynnik do wyliczenia ekwiwalentu w 2024 r.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oblicza się w oparciu o stałe i zmienne składniki wynagrodzenia, a także przy użyciu współczynnika, który jest wartością stałą dla danego roku kalendarzowego. Sposób obliczania współczynnika do wyliczenia ekwiwalentu reguluje przepis § 19 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Od liczby dni w danym roku kalendarzowym należy odjąć łączną liczbę przypadających w danym roku niedziel i świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Uzyskany wynik dzieli się przez 12. W 2024 roku współczynnik do wyliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wynosi 20,92.

W przypadku, gdy pracownik zatrudniony jest w niepełnym wymiarze czasu, to współczynnik za niewykorzystany urlop ustala się proporcjonalnie do tego wymiaru czasu pracy. Przykładowo współczynnik dla pracownika zatrudnionego:

• na 3/4 etatu wynosi: 20,92 x 3/4 = 15,69;
• na 1/2 etatu wynosi: 20,92 x 1/2 = 10,46;
• na 1/3 etatu wynosi: 20,92 x 1/3 = 6,97;
• na 1/4 etatu wynosi: 20,92 x 1/4 = 5,21.

Termin wypłaty ekwiwalentu

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy powinien być wypłacony w ostatnim dniu zatrudnienia. W tym dniu pracownik zamiast prawa do urlopu nabywa prawo do ekwiwalentu. Do ustalenia ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu danego roku, należy zastosować współczynnik urlopowy w wysokości obowiązującej w roku nabycia do niego prawa.